京都府京田辺市に本社を構え「胡蝶蘭」を専門に生産販売を行う、有限会社スマイルオーキッドさま。
地元でも有名な同社の胡蝶蘭は、お祝いや贈り物の品として親しまれ、胡蝶蘭の花言葉「幸福が飛んでくる」という言葉通り、贈られた方に幸せが届くようにとの想いを込めて生産されています。
そんな同社の課題は、アナログな手法によって発生する事務作業の負担です。同社は胡蝶蘭の注文を受けた際、手書きの伝票で請求書や納品書を作成し、その顧客データを一つひとつ手入力でパソコンのエクセルに打ち込むという方法で、事務作業を行っていました。
事業規模が大きくなるにつれ、事務を手作業で行うことへの負担が大きくなっていく状況に、取締役の小西さまは「営業終了後に1日の注文データを長時間かけて入力する作業で、社員が毎日ヘトヘトになって困っている。しかし、何から改善に取り掛かれば良いかわからない。」という悩みを抱えておられました。
今回はそんな同社が抱える課題を、当金庫田辺支店と当金庫の関連会社である株式会社京信システム サービス（KSS）が連携して、「デジタルサポート」を通じて解決した事例をご紹介します。
はじまりは「力になりたい」という想い
当金庫 田辺支店の営業担当者 永田は、同社を定期的に訪問する中で、社員の皆さまの忙しそうな様子を気にかけ、同社の課題をヒアリングするなど、何か力になれることはないかと模索していました。そんなある日、小西社長は永田に「紙ベースで行っている発注書などの伝票業務をデジタル化したいが、何からしたらいいかわからない」と悩みを打ち明けます。
相談を受けた永田はすぐさま、当金庫の関連会社である株式会社京信システムサービス（KSS）を小西社長に紹介し、KSSの木代と連携して、事務作業の負担を軽減するITツールの導入やオーダーメイドでのシステム開発など、同社のご要望に合わせたデジタル化をご提案していきました。
挑戦には不安がつきもの だからこそ丁寧に
同社の業務内容に合わせたITツール・システムがご提案できるようにと、永田と木代は小西社長の元に何度も足を運び、同社の業務内容を丁寧にヒアリング。KSSの専門的な目線で同社の課題を紐解いていきました。さらに、永田が小西社長と KSS の間に入り橋渡しをすることで、専門的な説明をわかりやすく丁寧にお伝えし、同社のご要望に合わせたシステムの提案を目指しました。
また、同社ではITツールやシステムの導入にあたって、費用面でも不安を抱えておられました。永田は、その課題を解決するために、アフターコロナを見据えた設備導入やデジタル化等の補助金として活用できる「チャレンジ補助金」の申請を提案し、財務面でもサポートしました。
これまでアナログな手法で業務を行ってこられた小西社長にとって、ITツールの導入には様々な不安がありましたが、永田の丁寧な対応と同社のご要望に合わせたデジタルシステム、そして費用面での解決策を提案したことが後押しとなり、システム導入を決断。同社のデジタル化がスタートしました。
これによって、これまで紙ベースで行われていた納品書、請求書、領収書などの作成・整理が、タブレット端末での入力・作成、クラウドサービスでの管理へと変化し、業務の効率化が実現しました。
業務改革でお客さまともっと近く
今回のデジタル化は、同社の抱えていた作業負担を大きく軽減することができました。導入前はオペレーションの変化による社員からの反発なども心配しておられましたが、デジタル化による様々な業務効率の改善に対して前向きな意見が出るようになり、仕事に対するモチベーションアップにつながったと喜んでいただきました。
また、これまで事務作業に費やしていた時間を、お客さまと接する時間に充てられるようになったことで、接客の質の向上にもつながりました。
お客さまの声
有限会社スマイルオーキッド
取締役 小西 浩年さま
システム導入後は、社内やスタッフの動きがだいぶ変わり、本当に余裕が出てくるようになりました。自社とKSSさんだけだと少し距離があるけれど、そこを永田さんが間に入ってくれ、うまく補足してくれたのが非常にありがたかったです。
これまでは私自身も事務作業に追われ、やりたい仕事をする時間がなかったけど、これからは今までやれなかったことに積極的にチャレンジできます！
担当者の声
田辺支店 永田 耕太郎
お客さまのニーズとKSSの取組内容について、お互いに認識のズレが無いように、打ち合わせの際はできる限り同席し、双方の話を丁寧に聞くことを心がけました。また、企業にとってのシステム導入による負担費用は決して小さくないため、補助金の利用についても案内しました。
一人でも多くのお客さまから「この人に聞いたらなんでもやってくれる。この人になら任せられる！」というお声をいただけるように、これからも頑張っていきたいと思います。
株式会社京信システムサービス
木代 葵
課題に対して実用的なシステムをつくるため、丁寧な業務内容のヒアリングと機能の提案を心がけていました。そのため、「とても役立っている」という生の声を聞けたときは嬉しかったです。今後も課題解決のご提案に励んでいきます。
今後も、お客さまの立場に立ち、IT・デジタル化システムに関するわかりやすいご説明を心掛け、皆さまの助けになっていきたいと思います。
当金庫は、これからも事業者が抱える業務負担の軽減を目指し、事業に合わせたデジタルサポートを行ってまいります。
